La ciencia de la priorización: Por qué es importante elegir bien las tareas en la empresa

Pymes | 25/06/2014

Son muchas las tareas que hay por delante en el día a día de una pequeña empresa. Muchas. Y no siempre son todas abordables a la vez. Hay gestores de equipos que no terminan de convencerse de eso y tratan de abarcar demasiado. La consecuencia: apagan fuegos que no son, realmente, importantes y posponen lo que, a la postre, es decisivo para su negocio. ¿Cuál es la 'ciencia' para priorizar y atacar a lo importante?

Lo primero que hay que tener en cuenta es que los equipos de la gran mayoría de las empresas van a tener siempre serias dificultades para enfrentarse a todos los frentes abiertos a la vez. Las plantillas son finitas y por esa misma razón hay que saber ser realistas. Ser conscientes de la infraestructura con la que se cuenta para programar.

El otro aspecto que no se debe olvidar en la empresa es que la multitarea no suele acabar bien. Está comprobado que el resultado de 'atacar' varios trabajos a la vez suele ser mucho peor que cuando se hace de manera individual. Por eso, antes de priorizar hay que tener muy claro que cada miembro del equipo deberá abordar los trabajos de uno en uno si no se quiere que el rendimiento se vea seriamente dañado.

Preguntas y objetivos

Y antes de lanzarnos a priorizar, hay que establecer un plan con objetivos (medibles, por supuesto). A uno o tres meses vista. Un horizonte temporal en el que plasmemos lo que queremos conseguir y los hitos que se deben cumplir en ese tiempo. Nos ayudará a, posteriormente, elegir qué tarea ha de concluirse sí o sí y cuál puede ser pospuesta.

Tras diseñar esa hoja de ruta, llegan las preguntas cuando se planteen las programaciones de tareas semanales o diarias. En este artículo de Linkedin, plantean tres cuestiones clave que preguntarse cuando se está priorizando. ¿Es esta la tarea más valiosa que yo puedo estar haciendo en este momento? ¿Esta actividad tiene un efecto multiplicador? ¿Los resultados de esta tarea impactarán y llegarán a una amplia gama de personas?

Si la respuesta es que sí, esa es una prioridad para la empresa y para tu equipo. No es fácil y no siempre se acierta en la delimitación de esas tareas. Pero el esfuerzo vale la pena. De esa diferenciación entre trabajos fundamentales y otros secundarios dependerá buena parte del éxito del proyecto.

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